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GED et dématérialisation.

La transformation numérique des entreprises commence par la digitalisation des processus métiers dont la gestion des documents et l’archivage électronique. Les bénéfices sont immédiats. Gain de temps, simplification des process, amélioration de la gestion, de la sécurité, de l’archivage, des échanges… sans compter la mise en conformité avec des exigences règlementaires toujours plus fortes en ce domaine (obligation d’adopter la facture électronique d’ici 2026, politique de conservation des données).


COPWELL vous accompagne dans vos projets de dématérialisation et de gestion électronique des documents. Terminé les tâches administratives fastidieuses, le temps perdu à chercher un document et les relances papiers !

Vos
enjeux

Dématérialiser les documents qui comprennent des informations importantes et sécuriser leur archivage

Factures clients, contrats, bulletins de paie, notes de frais avec leur processus de validation, factures fournisseurs … vous avez non seulement besoin de garder ces documents, d’assurer leur sauvegarde mais de les retrouver rapidement en cas de litige ou de contrôle de l’administration fiscale.

Faciliter la gestion des documents

Avez-vous idée du temps passé par vos salariés à chercher des documents « physiquement » ou dans des répertoires ? Et de l’énergie perdue quand vous ne le retrouvez plus ?
Une solution de GED permet de trouver facilement les documents, de se prémunir de leur perte en cas de sinistre mais aussi de faire des économies en espaces de stockage et en coûts d’impression.

Garantir la traçabilité
et renforcer la sécurité

Les erreurs sont humaines ! Une solution de GED permet de connaitre toutes les actions et les traitements qui ont été apportés à un document. Cela est particulièrement utile pour ceux qui demandent des tâches récurrentes et qui engagent la responsabilité comme la validation de documents, les bons à payer, les demandes congés, etc. Toute solution de GED comprend un contrôle des accès qui permet de tracer qui a créé ou est intervenu sur tel ou tel document.

Mettre en place la signature électronique

Alors que le télétravail se généralise, gagnez un temps considérable tout en étant en parfaite conformité avec les normes européennes, simplement et en toute légalité. Aujourd’hui les solutions de signature électronique intègrent des workflows de validation. Dès que votre dossier est signé, il est automatiquement archivé pour constituer une valeur juridique. Adopter une solution de GED, c’est aussi adopter une attitude plus éco-responsable en imprimant que ce qui est strictement nécessaire.

Nos
solutions
pour vous

Audit documentaire
et conseil en choix d’outil

  • Inventaire des documents éligibles à la digitalisation et priorisation selon leur criticité : factures, documents commerciaux, documents fournisseurs, documents RH, administratif, (…)
  • Parcours documentaires et workflows, cycle de vie des documents, process et traitements associés
  • Aide au choix de solutions selon les besoins spécifiques de votre l’entreprise

Paramétrage et installation de la solution

  • Ingestion des documents : fichiers numériques (glisser-déposer de documents électroniques, emails, pièces jointes,…) ou numérisation papier depuis n’importe quel copieur ou scanner
  • Conception du plan d’indexation pour l’analyse et le classement automatique des documents ainsi que le paramétrage du moteur de recherche documentaire
  • Règles de gestion documentaire : workflows de validation, durée de conservation, contraintes d’archivage ou de destruction conformément au RGPD, automatisation des traitements
  • Analyse, classement automatique et archivage électronique des documents en France (coffre-fort électronique) selon leur vocation probatoire (50 ans pour les fiches de paie)
  • Gestion des droits et des accès : signature électronique (conforme eIDAS), consultation, partage, modification, impression, etc.
  • Partenariat COPWELL avec les principaux éditeurs de GED qui font référence en France

Support et maintenance

  • Maintenance corrective et évolutive : résolution des anomalies, développement d’applicatifs, interfaçage et connexion avec vos autres outils d’entreprise (ERP, CRM, logiciel de paie, etc.), upgrade, rajouts de fonctionnalités spécifiques à votre activité
  • TMA préventive : revue de performances, tests, bases de données
  • Support utilisateurs et assistance technique.

Nos
engagements

Nous vous accompagnons dans le processus de digitalisation de votre entreprise en mettant en place une solution de dématérialisation de vos processus métiers et de gestion des documents (et des données qu’ils comportent).


Adopter une solution de GED participe d’une démarche devenue incontournable aujourd’hui alors que les modes d’organisation du travail évoluent. C’est aussi un avantage logistique considérable, les tonnes de papiers accumulées aux archives sont désormais stockées dans un espace sécurisé qui fait office de coffre-fort numérique.

Terminé la perte de documents papiers !
La gestion, le suivi et la traçabilité des documents sont centralisés

Réduisez la facture d’impression papier et votre empreinte écologique

Fluidifiez le travail collaboratif, même à distance

Gagnez en productivité et en réactivité au quotidien

Assurez la conformité règlementaire et garantissez la sécurité de vos documents

Concentrez l’énergie de vos équipes sur ce qui a de la valeur ajoutée

Passez
à la gestion électronique des documents

Demande
de devis

COPWELL , c’est une équipe d’experts qui accompagne les entreprises de toute taille dans leur transition numérique depuis plus de vingt ans. Nous regardons avec vous quelles sont les tâches qui peuvent être digitalisées pour que vous puissiez gagner en productivité, en efficacité, en sécurité et en conformité règlementaire.

Puis, nous vous conseillons la solution qui est plus adaptée à votre organisation, à votre budget mais aussi à votre culture d’entreprise. Enfin, nous l’installons, la paramétrons et la maintenons en condition opérationnelle dans la durée.

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