Services managés de gestion d’impression, les 4 principaux avantages du Managed Print Services.

Externalisation de la gestion de vos système d’impression et de documents, voici les quatre principaux avantages pour les entreprises.

COPWELL prend en charge toutes les fonctions d’impression de votre entreprise (imprimantes, photocopieurs, scanners, télécopieurs) et tous les services associés : analyse de vos besoins, études de vos coûts et de vos consommations (flux et gestion des documents, volume d’impressions, etc.), remplacement du matériel obsolète, supervision et entretien des équipements, des pièces et des fournisseurs.

N°1 Gains de temps et d’efficacité

Terminé tous les désagréments qui sont pour vous une pure perte de temps : bourrage papier, messages d’erreur, panne d’encre, et autres dysfonctionnements chronophages. On s’occupe de tout à votre place, on règle tous les problèmes de matériel, vous n’attendez plus les réparations et vous n’avez même plus besoin de penser à commander les fournitures !

N°2 Économies et réduction des coûts

Déjà vous passez à un modèle de fourniture de services complets avec des frais mensuel forfaitisés et prévisibles. Souvent, vous ne savez pas combien vous dépenser réellement en périphériques, consommables et autres accessoires liés à l’impression, externaliser vous permet de connaitre les coûts réels et de les optimiser.

N°3 User friendly !

Les solutions d’impression modernes sont conviviales, faciles à prendre en main (écrans tactiques, fonctionnalités paramétrées pour que vos utilisateurs aillent à l’ essentiel, etc.) et vos équipes sont plus productives…. D’autant plus qu’elles n’ont plus à gérer  les problèmes de consommables ou de dysfonctionnements divers ! COPWELL étudie vos besoins actuels comme vos flux d’impression et la gestion documentaire, les environnements d’impression, les niveaux de sécurité de chaque appareil, la production annuelle, les coûts dans leur ensemble et l’impression en déplacement (mobile) pour que vous utilisiez au mieux les ressources. COPWELL, c’est une solution sur-mesure qui permet de rationaliser l’ensemble de la gestion documentaire et qui accélère votre transformation numérique

Avantage N°4, réduction de l’impact environnemental

Les appareils obsolètes sont connus pour leur gaspillage de papier, de consommables et de consommation d’énergie. Au-delà du renouvellement de votre parc d’impression avec du matériel responsable, nous pensons et paramétrons vos systèmes pour qu’ils participent à réduire votre empreinte carbone et que vos salariés aient un comportement plus responsable en termes d’impression.

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La loi des finances 2020 rend obligatoire la facturation électronique à toutes entreprises assujetties à la TVA

PME, le saviez-vous ? La loi des finances 2020, qui rend obligatoire la facturation électronique à toutes entreprises assujetties à la TVA, franchit une nouvelle étape avec l’entrée en vigueur de nouvelles mesures.

  1. 1er Janvier 2023 : Obligation d’accepter les factures au format électronique pour toutes les entreprise
  2. 2024 : obligation pour les ETI de transmettre leurs factures au format électronique
  3. 1er janvier 2025 : obligation pour lesTPE et PME d’émettre leurs factures au format électronique

 

COPWELL vous accompagne dès aujourd’hui dans vos projets de dématérialisation, d’automatisation, de traitement et de gestion de vos factures au format électronique avec Open Bee.

Voici le TOP 5 des bénéfices constatés par nos clients PME.

  1. Accélération du temps de traitement des factures
  2. Rapprochement comptable facilité, de la commande au paiement
  3. Sécurité renforcée et archivage simplifié à vocation probatoire
  4. Diminution des litiges et des délais de paiement
  5. Réduction drastique des coûts ! Le Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance dans le cadre de son projet de loi d’habilitation relative à la simplification de la vie des entreprises (12/2013) a estimé un gain net par facture de 4,50 euros !

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Comment choisir son fournisseur de service de gestion d’impression externalisé ?

En bureautique, les services de gestion d’impression ou Managed Print Services ne sont pas nouveaux … mais ils ont beaucoup évolué ! Déjà bonne nouvelle, le ticket d’entrée à beaucoup baissé et ce type de service externalisé est désormais accessible aux petites entreprises. Voici les 10 questions à poser pour bien choisir son fournisseur.

Faire le bon choix de fournisseur est important car il est amené à vous accompagner dans la durée et les enjeux sont de taille.

Chez COPWELL, nous constatons entre 15 et 30% d’économies chez nos clients sans compter le gain en innombrables heures perdues et autres contrariétés liées à la gestion de plusieurs fournisseurs, pannes, dysfonctionnements ou commandes non anticipées comme les consommables ! Dov Chiche, Président Directeur Général, Copwell

Un contrat de Managed Print Services permet également de soulager également votre service informatique vos services généraux qui peuvent se concentrer sur des taches à plus forte valeur ajoutée … En France, quasiment 25% des appels à l’informatique concernent des problèmes liés à l’impression !

Concrètement qu’est ce qu’un Managed Print Services (MPS), cela consiste à analyser votre infrastructure de gestion de documents et d’impression puis à vous recommander une solution sur-mesure et personnalisée d’intégration de technologie d’impression, de numérisation des documents, de dématérialisation des flux et de sécurisation.

Comment bien choisir votre fournisseur ? Voici notre TOP 10 des questions à lui poser.

  1. Quels outils analytiques sont utilisés pour savoir combien vous dépensez actuellement en processus d’impression et l’utilisation réelle de vos salariés (volume d’impression) ?
  2. Quel système de monitoring pour gérer, alerter et surveiller le parc d’impression ?
  3. Quels sont les engagements pris en termes de délais d’intervention en cas de dysfonctionnements ?
  4. Quelle expérience a t’il avec des organisations similaires à la votre ? Quels clients pouvez-vous appeler pour avoir leur retour d’expérience ?
  5. Comment va t’il concrètement vous aider à améliorer le flux de documents ?
  6. Comment vos solutions vont s’intégrer avec votre infrastructure informatique actuelle ?
  7. Comment compte t-il procéder pour prévenir les menaces potentielles pour la sécurité ?
  8. Comment l’impression à partir du cloud, les serveurs d’impression ou l’impression via mobile vont-ils être opérés ?
  9. Les technologies sont-elles économes en énergie ?
  10. Quels sont les services proposés en terme de réduction et de recyclage des déchets ?

COPWELL vous propose des services managés de gestion de vos systèmes d’impression. Avec un engagement au forfait sur un montant mensuel fixe et sans surprise, vous gagnez en maîtrise et visibilité sur votre budget.

COPWELL est partenaire des meilleurs équipementiers et éditeurs du marché tels que Kyocera, Canon, Epson, Konica Minolta, OpenBee, Unyc, etc.

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Systèmes d’impression et solutions de dématérialisation (GED)

Réduction de vos coûts, sécurisation des documents sensibles et des échanges, diminution de votre impact environnemental ; COPWELL vous conseille et vous accompagne.

La digitalisation des entreprises s’accélère depuis la crise sanitaire et la généralisation du télétravail.

Les contraintes règlementaires (RGPD, Loi Macron), vous imposent également de dématérialiser de plus en plus de documents et de sécuriser vos échanges : factures électroniques, pièces comptables, envois sécurisés des bulletins de paie, sécurisation des données personnelles, …

Les imprimantes modernes servent toujours à imprimer … mais elles sont surtout devenues un incontournable de la dématérialisation. Intelligence embarquée (IA) et connectées à votre GED, elles permettent de classer et d’archiver automatiquement ou encore de lancer un processus métier comme un workflow de validation (signature électronique) en toute sécurité.

ENJEU #1, L’IMPRESSION DES DOCUMENTS RESTE UN INCONTOURNABLE.

Les impressions papier restent indispensables quelque soit l’activité de votre entreprise et cela représente une part considérable des dépenses, soit plus de 3% des revenus annuels.

Vous avez besoin de matériels de qualité, performants en termes de vitesse d’impression mais aussi plus économiques (consommables). Compact-tout-en-un ou imprimante à fonction unique pour une qualité professionnelle ? Nous avons le système d’impression qui vous convient en catalogue.

ENJEU #2, UNE DÉMARCHE ÉCOLOGIQUE ET PLUS DE SOBRIÉTÉ.

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) vous demande d’intégrer les préoccupations sociales et environnementales dans vos activités. Réduire la consommation de papier et les déchets (consommables), favoriser la dématérialisation des documents et utiliser des technologies plus propres sont aussi notre priorité. Nos solutions d’impression et de GED vous permettent de réduire votre empreinte environnementale ; et intègrent la collecte et le recyclage des consommables.

ENJEU #3, UNE MEILLEURE PRODUCTIVITÉ DES ÉQUIPES ET UNE SÉCURISATION OPTIMALE DES DONNÉES.

La dématérialisation des documents (contrats, factures, fiches de paies, bons de commande) vous permet d’optimiser les taches (distribution, courrier), de gagner du temps et de réduire les coûts de fonctionnement. Cela permet également de sécuriser les accès aux documents sensibles, un meilleur archivage et un meilleur stockage. Plus de pertes de document en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable !

 

5% de votre chiffre d’affaires, c’est ce que vous coûte en moyenne la gestion des documents papiers dont le traitement des factures, autant de leviers d’économies à réaliser ! 1 à 3% de vos dépenses, c’est le budget moyen d’une entreprise consacré à l’impression … alors que 25% des documents qu’impriment vos collaborateurs finissent à la poubelle 5 minutes après avoir tété imprimés !

 

Nos experts vous conseillent en systèmes plus responsables, performants, économiques et sécurisés; au plus juste de vos besoins et des impératifs liés à votre activité.

AUDIT D’IMPRESSION ET DE GESTION DOCUMENTAIRE

  • Systèmes d’impression existants : performance, consommation, obsolescence, volume d’impression
  • Éligibilité à la dématérialisation : bulletins, factures, contrats, etc.
  • Etude des usages, des pratiques et des coûts
  • Systèmes de stockage, archivage et accès aux documents
  • Contrôle des accès et de surveillance des locaux

SYSTÈMES D’IMPRESSION

  • Large gamme d’imprimantes : bureau, multifonctions, grand-format et traçeurs, impression mobile
  • Conseil en choix de solution : qualité d’impression, rapidité en volume, coûts, nuisance sonore
  • Label « Energy Star » garantissant une faible consommation d’énergie
  • Collecte et recyclage des consommables
  • Optimisation des coûts et solutions de financement

DÉMATÉRIALISATION ET GESTION DOCUMENTAIRE

  • Solution GED : traitement, partage, archivage sécurisé avec valeur probatoire
  • Authentification et gestion des droits d’accès
  • Stockage (cloud France), sauvegarde
  • Travail collaboratif et gestion des processus (workflows)
  • Signature électronique et suivi des contrats

SAV, MAINTENANCE ET MANAGED PRINT SERVICES

  • Hotline 5/7, intervention sur site <8h et télémaintenance < 1h
  • Gestion centralisée de votre parc : suivi des consommations, volume d’impression, relevé de compteurs automatisé, sécurisation des données collectée, détection des défaillances
  • Réapprovisionnement automatique des consommables

 

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Télétravail et PME, les 5 chantiers prioritaires pour préserver la productivité de vos équipes et vos activités.

Travailler, collaborer, partager des documents à distance sans se soucier de l’informatique ? C’est possible !

Télétravail généralisé, pour les PME surtout, la pandémie impose de revoir l’organisation des modes de travail et le Flexoffice va s’installer dans la durée. Vous avez besoin de vous connecter, de collaborer et d’échanger où que vous soyez, en toute sécurité… et sans vous soucier de l’ informatique !
La bonne nouvelle est qu’aujourd’hui le meilleur du numérique, un environnement de travail moderne et des solutions télécoms sécurisés (softphoness / visio) pour partager du contenu, sont accessibles et rapides à mettre en place.

Voici les 5 chantiers à mener en priorité pour préserver la productivité de vos équipes et vos activités :

  1. Sécuriser les postes de travail avec mises à jour des logiciels, firewall et anti-virus … surtout pour les ordinateurs personnels !
  2. Mettre en place d’un VPN si vos collaborateurs accèdent aux applications de votre entreprise
  3. Renforcer la gestion des droits et des accès
  4. Assurer que vous avez bien un plan de sauvegarde des données
  5. Utiliser des solutions télécoms de confiance (voix, vidéo, partage de documents, data) qui protègent la vie privée mais aussi les données de votre entreprise.

COPWELL est à votre service pour vous accompagner avec réactivité ?

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Innovation PME, lancement en avant-première des imprimantes multifonctions avec sécurité intégrée de KYOCERA

Voici les Kyocera TASKalfa 2554ci et TASKalfa 3554ci ! Deux multifonctions laser robustes combinant vitesse, qualité, IA, sécurité et un prix tout doux.

COPWELL, partenaire de Kyocera, vous propose la Rolls des imprimantes multifonctions laser pour avec sécurité intégrée spécialement conçue pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises !

Lumière sur les dernières innovations Kyocera des TASKalfa 2554ci et 3554ci.

  • Plus rapides avec des  vitesse d’impression jusqu’à 35 pages par minute et de numérisation allant jusqu’à 200 pages / minute !
  • Une d’autonomie de plus de 7000 feuilles !
  • Plus de sécurité avec des fonction d’écrasement et de cryptage de données et une protection optimale pour les documents confidentiels
  • De l’Intelligence artificielle embarquée (IA) permettant par exemple aux utilisateurs de surligner automatiquement les parties manuscrites d’un document afin de faciliter le travail de relecture ou encore une meilleure qualité d’impression aux contenus en basse résolution.
  • Un grand écran tactile avec une interface personnalisable, une véritable tablette pour plus d’ergonomie pour un pilotage optimisés des fonctionnalités
  • Et des économies à la clé car elles sont moins gourmandes en  consommables

Sortie prévue ? En septembre mais les pre-commandes sont ouvertes !

Contactez-nous, nous vous proposons également des solutions de financement.

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