Quel outil de GED choisir et pourquoi commencer par la dématérialisation des factures ?

Publié le 13 avril 202213 avril 2022

Digitalisation des factures, la dématérialisation est une obligation de la loi de finance entre les entreprises assujetties à la TVA qui vise à alléger les charges administratives, réduire les délais de paiements (et donc les coûts de recouvrement) mais aussi simplifier toutes les procédures notamment la déclaration de TVA (pré-remplissage)

Comment choisir le bon logiciel de GED ?

Au-delà de l’ergonomie et de la facilité à prendre en main, il doit cocher toutes les fonctionnalités essentielles que sont :

La capture (depuis de multiples sources) et la numérisation
Classement et indexation des documents
Moteur de recherche pour une recherche simplifiée des documents
Versionning des documents
Workflow de validation et signature électronique
Gestion des droits et de la diffusion
Archivage
Accessibilité mobile

Notre top 4

Zeendoc, open-bee, docuWare et Youdoc

Concrètement, quelles sont les échéances pour vous permettre en conformité avec la loi ?

Les obligations de facturation électronique seront imposées :

à compter du 1^er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
à compter du 1^er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
à compter du 1^erjanvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
à compter du 1^er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier.

Les enjeux pour les entreprises

L’administratif au sens large équivaudrait à une charge de travail d’environ 140 jours par an … soit l’équivalent 50K€ pour une PME en France
La dématérialisation permet de gagner 75% en coûts de traitement par rapport à une facture papier
Une TPE/PME gère en moyenne environ 70 factures / mois
La plupart des entreprises (et la grande majorité des PME) sont victimes de retards de paiement, seules 1/3 des factures sont payées à échéance* !
Une faillite sur 4 serait due à des problèmes de trésorerie

Ce type de projet ne s’improvise et demande un temps de préparation, anticipez dès à présent pour ne pas être pris de court à court terme.

Pour approfondir :

https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises

Ce qu’il faut retenir https://www.lesechos.fr/thema/articles/ce-quil-faut-retenir-sur-lobligation-de-facturation-electronique-1365681#:~:text=Les%20%C2%AB%20grandes%20%C2%BB%20entreprises%20(plus,de%20l’e%2Dinvoicing.

*Syndicat des acteurs du recouvrement

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Voici les 5 chantiers à mener en priorité pour préserver la productivité de vos équipes et vos activités :

Sécuriser les postes de travail avec mises à jour des logiciels, firewall et anti-virus … surtout pour les ordinateurs personnels !
Mettre en place d’un VPN si vos collaborateurs accèdent aux applications de votre entreprise
Renforcer la gestion des droits et des accès
Assurer que vous avez bien un plan de sauvegarde des données
Utiliser des solutions télécoms de confiance (voix, vidéo, partage de documents, data) qui protègent la vie privée mais aussi les données de votre entreprise.

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