Quel outil de GED choisir et pourquoi commencer par la dématérialisation des factures ?

Digitalisation des factures, la dématérialisation est une obligation de la loi de finance entre les entreprises assujetties à la TVA qui vise à alléger les charges administratives, réduire les délais de paiements (et donc les coûts de recouvrement) mais aussi simplifier toutes les procédures notamment la déclaration de TVA (pré-remplissage)

Comment choisir le bon logiciel de GED ?

Au-delà de l’ergonomie et de la facilité à prendre en main, il doit cocher toutes les fonctionnalités essentielles que sont :

• La capture (depuis de multiples sources) et la numérisation
• Classement et indexation des documents
• Moteur de recherche pour une recherche simplifiée des documents
• Versionning des documents
• Workflow de validation et signature électronique
• Gestion des droits et de la diffusion
• Archivage
• Accessibilité mobile

Notre top 4

Zeendoc, open-bee, docuWare et Youdoc

Concrètement, quelles sont les échéances pour vous permettre en conformité avec la loi ?

Les obligations de facturation électronique seront imposées :

• à compter du 1^er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
• à compter du 1^er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
• à compter du 1^er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
• à compter du 1^er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier.

Les enjeux pour les entreprises

• L’administratif au sens large équivaudrait à une charge de travail d’environ 140 jours par an … soit l’équivalent 50K€ pour une PME en France
• La dématérialisation permet de gagner 75% en coûts de traitement par rapport à une facture papier
• Une TPE/PME gère en moyenne environ 70 factures / mois
• La plupart des entreprises (et la grande majorité des PME) sont victimes de retards de paiement, seules 1/3 des factures sont payées à échéance* !
• Une faillite sur 4 serait due à des problèmes de trésorerie

Ce type de projet ne s’improvise et demande un temps de préparation, anticipez dès à présent pour ne pas être pris de court à court terme.

https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises

Ce qu’il faut retenir https://www.lesechos.fr/thema/articles/ce-quil-faut-retenir-sur-lobligation-de-facturation-electronique-1365681#:~:text=Les%20%C2%AB%20grandes%20%C2%BB%20entreprises%20(plus,de%20l’e%2Dinvoicing.

*Syndicat des acteurs du recouvrement